Team building là gì?

Team building – xây dựng đội ngũ là một thuật ngữ chuyên dùng để chỉ các hoạt động hỗ trợ việc hình thành một đội làm việc hiệu quả.

Làm việc theo nhóm là một nhu cầu có ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực và đặc biệt ngày nay, trong các doanh nghiệp lớn (đã lớn hay đang phát triển từ nhỏ trở nên lớn), công việc ngày càng được chia nhỏ cho từng nhóm thực hiện và mỗi nhóm thực hiện một phần công việc, không một cá nhân hay một nhóm nhỏ nào có thể tự thực hiện được toàn bộ một kế hoạch tổng thể.

Điểm thú vị của sự phát triển này chính là ở chỗ: công việc lớn được hoàn thành theo kế hoạch, mỗi kế hoạch thường có nhiều mục tiêu nhỏ trong quá trình hoàn thành mục tiêu cuối cùng và cứ như thế, mục tiêu ngày một chia nhỏ, chia nhỏ cho đến khi từng cá nhân có thể tự thực hiện được công việc của mình trong một chuỗi các công việc có liên quan đến nhau một cách hữu cơ của việc đạt đến mục tiêu cuối cùng. Khi đó, vai trò của mỗi cá nhân lại có vẻ như không thay đổi, nghĩa là nhìn bề ngoài thì mỗi người tự làm việc của mình, đầu giờ làm và cuối giờ kết thúc đi về!

Quy luật chung thì cũng không thay đổi gì, đó là mỗi người, không phân biệt theo bất kỳ thước đo nào, cũng đều có 8 giờ làm việc công, 8 giờ ngủ và 8 giờ dành riêng cho mình. Điều này đã được một vị vua từ thời xưa quy định và nhiều ngàn năm trôi qua, quy tắc này cũng không có gì khác.

Mỗi ngày qua đi, công việc có vẻ như lặp đi lặp lại và dần dần từng cá nhân không còn nhìn ra được sự phụ thuộc lẫn nhau. Khi đó bắt đầu phát sinh sự kém hiệu quả trong toàn bộ quá trình hoàn thành công việc.

Cũng có khi trong đội có một hoặc một vài nhân sự mới, những người này được tuyển dụng vào với một bản mô tả công việc, thường là không nói lên sự liên lạc của vị trí làm việc đến kết quả chung của toàn bộ quy trình.

Hoạt động xây dựng đội ngũ phát sinh chính là để khắc phục các lỗi hệ thống của một tổ chức lớn, thông thường từ 200 nhân sự trở lên thì hoạt động này sẽ thực sự phát huy hiệu quả khi áp dụng.

Cơ sở lý thuyết của quá trình hình thành một đội làm việc hiệu quả là MỘT NHÓM người (group) chỉ có thể làm việc hiệu quả khi cùng tạo thành MỘT ĐỘI (team). Một đội sẽ trải qua bốn giai đoạn phát triển từ khi mới hình thành đến khi có thể thực hiện công việc hiệu quả là:

• Hình thành tổ chức của đội (forming)
• Hình thành trật tự quyền lực trong đội – chính thức và không chính thức, hình thành quy tắc nội bộ (norming)
• Trải qua thực tế hoạt động, cọ xát giữa các thành viên về cách thức làm việc, tính cách, thói quen, tìm ra cách thỏa hiệp lẫn nhau… (storming).
• Từng thành viên chấp nhận những nguyên tắc làm việc chung theo quy tắc riêng của đội mình để đạt được yêu cầu công việc hiệu quả nhất. Khi đó một đội sẽ phát huy được tối đa hiệu quả công việc với các thành viên cụ thể của mình (performing).

Điều quan tâm của những người quản lý chính là nhanh chóng đưa những người trong nhóm (group) làm việc của mình đạt đến được giai đoạn 4 của quá trình hình thành đội. Khi đó người lãnh đạo mới có thể hoàn thành được nhiệm vụ  cấp trên giao.

Team building là thuật ngữ chỉ các hoạt động hỗ trợ cho những người lãnh đạo đẩy nhanh quá trình chuyển biến các thành viên của nhóm thành các thành viên của đội thông qua việc tổ chức các môi trường cộng tác sáng tạo được mô phỏng một cách tế nhị những hoạt động đặc thù của môi trường làm việc. Thông thường, hoạt động ngoài trời sẽ là môi trường thường được chọn vì có khả năng thực hiện được nhiều hoạt động sáng tạo nhất, đồng thời giúp cho từng cá nhân có thể vượt qua các rào cản tâm lý và qua đó đạt được yêu cầu của hoạt động xây dựng đội ngũ.

Hoạt động xây dựng đội thường được thực hiện với những mục tiêu rất cụ thể của từng tổ chức. Tuy nhiên, hầu hết các chương trình đều được xây dựng trên nền tảng của lý thuyết phát triển đội ngũ và như vậy, trong mỗi hoạt động, nhà tổ chức đều phải xác định được mục tiêu cụ thể là sau khóa huấn luyện thì đội sẽ đạt đến mức độ nào trong 4 mức độ kể trên (forming, norming, storming và performing).

Thông thường, các đội sau một thời gian hoạt động thường có sự thay đổi thành viên hoặc môi trường làm việc hay thậm chí thay đổi yêu cầu công việc. Mỗi khi có sự thay đổi như vậy, lãnh đạo đội thường tổ chức các hoạt động mô phỏng thực tế hoặc yêu cầu công việc mới để các thành viên của đội mình có thể nhanh chóng đạt được mức độ hợp tác hiệu quả trong môi trường làm việc mới.

Nói cách khác, team building chính là một hoạt động nhắc nhở từng thành viên trong công ty, trong từng phòng về ý nghĩa của sự hợp tác thông qua hình thức của trò chơi một cách vui vẻ, bởi những người vui vẻ! Như vậy hiệu quả của lời nhắc nhở đó cao hơn nhiều so với một cuộc họp chính thức toàn công ty thông báo về yêu cầu công việc mới.

Tác giả: Nguyễn Duy Thuận – Chuyên gia Tư vấn công ty Exotic Việt Nam