Tổ chức Tiệc Tất niên hay Year-end Party cho công ty đã trở thành văn hóa doanh nghiệp với nhiều ý nghĩa quan trọng của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Sự kiện này là khoảnh khắc cùng nhìn lại những chặng đường đã đi qua trong suốt một năm, thắt chặt mối quan hệ giữa các phòng ban, thúc đẩy tinh thần làm việc và xây dựng mục tiêu cho năm mới. Tuy nhiên, để tránh việc “vung tay quá trán” dẫn đến lãng phí thì việc cân đối hợp lý các khoản chi phí là một yếu tố quyết định. Làm thế nào để sử dụng ngân sách hợp lý mà vẫn có một bữa tiệc tất niên cuối năm hoàn hảo mới là điều các lãnh đạo quan tâm.
Dưới đây là hướng dẫn toàn diện về quản lý tài chính cho bữa tiệc Year-end Party:
Lập kế hoạch ngân sách chi tiết
Phân chia ngân sách thành các hạng mục như địa điểm, vận chuyển, ăn uống, trang trí, giải trí và quà tặng. Phân bổ ngân sách theo tỉ lệ phần trăm cho từng hạng mục dựa trên tổng ngân sách, đánh giá sự thành công của từng hạng mục từ những sự kiện tổ chức gần đây, sự ưu tiên cho các hạng mục mà công ty quan tâm hàng năm, … Đừng quên xây dựng một quỹ dự phòng (thường là 10-15%) cho các chi phí ngoài kế hoạch. Lập kế hoạch khi nào đến hạn đặt cọc và thanh toán đầy đủ cho mỗi nhà cung cấp, đảm bảo rằng bạn có thể quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.
Tối ưu hóa hợp đồng với nhà cung cấp
Đừng chỉ làm việc với một nhà cung cấp duy nhất. Hãy yêu cầu ít nhất 3 báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau để so sánh giá cả, chất lượng dịch vụ, và điều khoản hợp đồng. Tận dụng các gói dịch vụ như gói dịch vụ bao gồm không gian, ăn uống, trang trí, và âm thanh ánh sáng với mức giá tốt hơn so với việc thuê riêng từng dịch vụ. Kiểm tra kỹ các chi phí phát sinh hoặc chi phí ẩn trong báo giá, chẳng hạn như phí dịch vụ, phí vận chuyển hoặc phí hủy bỏ. Hãy thương lượng để có một giá tốt hơn hay có thêm các dịch vụ phụ trợ mà không tính phí, ví dụ như trang trí thêm, thời gian sự kiện kéo dài hơn, hoặc hỗ trợ kỹ thuật, tăng hay giảm số khách, …Một mối quan hệ tốt với nhà cung cấp sẽ giúp bạn có thể thương lượng thuận lợi hơn và có thể nhận được các ưu đãi đặc biệt.
Chọn địa điểm phù hợp với tầm nhìn của sự kiện
Hãy cân nhắc loại hình tiệc bạn muốn tổ chức (sang trọng, thư giãn, sáng tạo, hay truyền thống) để lựa chọn không gian phù hợp. Ví dụ, một sự kiện có phong cách cổ điển sẽ cần một không gian trang trọng, trong khi tiệc thư giãn có thể chọn không gian ngoài trời hoặc nhà hàng giản dị. Đảm bảo địa điểm có đủ không gian để phục vụ số lượng người tham gia mà không gây cảm giác chật chội hoặc trống trải. Địa điểm cần có không gian linh hoạt cho các hoạt động khác nhau như khu vực ăn uống, giải trí, sân khấu, khu vực chụp hình hay sân tổ chức hoạt động team building. Địa điểm phải dễ tiếp cận cho phần lớn khách mời. Địa điểm ở trung tâm thành phố hay gần nơi làm việc thường thuận tiện hơn. Nếu chọn nơi xa trung tâm, hãy cân nhắc cung cấp phương tiện di chuyển. Giá thuê địa điểm thường cao hơn vào cuối tuần hoặc vào thời điểm cuối năm bận rộn. Nếu ngân sách hạn chế, hãy cân nhắc tổ chức sự kiện vào các ngày giữa tuần để tiết kiệm chi phí.
Quản lý thức ăn và đồ uống
Kiểm soát thức ăn và đồ uống là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả cho bữa tiệc Year-end Party vì thông thường chi phí này chiếm khoảng 30-40% ngân sách. Chọn hình thức phục vụ phù hợp từ tiệc cocktail, buffet hay set menu với các thực đơn phù hợp với khẩu vị của nhiều người và hạn chế các món ăn quá đắt đỏ. Bảo đảm bạn có danh sách khách mời chính xác và xác nhận sự tham gia để đặt thức ăn và đồ uống đúng với số lượng thực tế. Điều này giúp tránh tình trạng lãng phí hay thiếu hụt đồ ăn. Nên đặt thêm khoảng 5-10% lượng thức ăn so với số lượng khách mời thực tế để dự phòng, nhưng không nên quá dư thừa để tránh lãng phí và phát sinh chi phí. Đồ uống có cồn thường là khoản chi phí lớn trong các bữa tiệc. Để kiểm soát chi phí, bạn có thể chọn các thương hiệu phù hợp, giới hạn thời gian phục vụ, cân nhắc việc sử dụng rượu bia của nhà hàng hay tự mang vào với khoản phí phục vụ hay mở nắp được cộng thêm,….
Đầu tư trang trí và các hoạt động
Chi phí trang trí cho Year-end Party là khoản bắt buộc phải có và chi phí này thay đổi phụ thuộc vào không gian trong nhà hay ngoài trời, chủ đề hàng năm mà doanh nghiệp mong muốn, số lượng khách đến dự và mức độ hoành tráng như mong muốn. Chi phí trang trí bao gồm các khoản chính như trang trí sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng, backdrop, màn hình lead, … với số lượng và chất lượng của mỗi hạng mục.
Ưu tiên đầu tư vào các hoạt động quan trọng mang lại giá trị lớn nhất cho bữa tiệc nhu các khoảnh khắc ấn tượng trong khai mạc, vinh danh, trao thưởng,… Để giảm chi phí, thay vì thuê các nhóm nhạc hoặc nghệ sĩ bên ngoài, hãy khuyến khích nhân viên tham gia biểu diễn. Các tiết mục cây nhà lá vườn như hát, múa, hoặc trình diễn tài năng sẽ không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường sự gắn kết trong công ty.
Lập kế hoạch cho khen thưởng và quà tặng
Với ý nghĩa tri ân nhân viên sau một năm cống hiến hết sức mình cho sự thành công của công ty nên phần quà tặng, khen thưởng sẽ không thể nào thiếu được. Đây cũng là mức phí khá lớn vì chất lượng quà tặng của doanh nghiệp phải thể hiện sự tôn trọng và tri ân mọi người nỗ lực cho sự phát triển của công ty. Các phần quà mà bạn cần chuẩn bị đó là bằng khen, hoa, quà tặng…và có thể là tiền mặt, là bao nhiêu thì bạn cần phải tính toán thật kỹ, bảo đảm vừa khích lệ tinh thần nhưng bảo đảm cân đối ngân sách. Tùy theo đối tượng, các phần quà có mục đích lưu niệm hay thực dụng trong cuộc sống và nên có kế hoạch sớm để khâu đặt hàng, sản xuất, vận chuyển được thực hiện chu đáo và giá cả tốt nhất.
Chọn đúng một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ mang đến sự thành công và tiết kiệm tiệc Year-end Party của doanh nghiệp bạn. Công ty tổ chức sự kiện giúp tư vấn mọi thứ từ địa điểm, ý tưởng, thực đơn, tiết mục biểu diễn và các gói âm thanh, ánh sáng…và đồng hành cùng doanh nghiệp từ A đến Z: chuẩn bị, thực hiện đến gởi thư cám ơn với lịch trình chặt chẽ. Việc hợp tác với đơn vị uy tín giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu rủi ro, nhất là các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức để bảo đảm mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đúng ngân sách.
Mong rằng bài viết cung cấp những thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp bạn lên kế hoạch quản lý hiệu quả ngân sách cho buổi tiệc Year-end Party 2024 thật ấn tượng và ý nghĩa. Exotic Vietnam hân hạnh tư vấn và chung tay cùng doanh nghiệp tổ chức sự kiện quan trọng này. Hãy liên hệ với đội ngũ tận tâm và trách nhiệm của chúng tôi tại www.exotic.vn.
