Trong những năm gần đây, các sự kiện doanh nghiệp ngoài trời ngày càng được ưa chuộng tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực MICE. Không gian mở cùng cảnh quan thiên nhiên đa dạng đem lại trải nghiệm mới mẻ, truyền cảm hứng và tăng khả năng kết nối giữa con người. Tuy vậy, loại hình sự kiện này cũng đi kèm những yêu cầu tổ chức phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và vận hành chuyên nghiệp.
Sự kiện doanh nghiệp ngoài trời là gì?
Sự kiện doanh nghiệp ngoài trời là các hoạt động được tổ chức tại bãi biển, sân vườn, resort, công viên, khu sinh thái hoặc quảng trường. Hình thức này phù hợp cho nhiều loại chương trình như team building, hội nghị khách hàng, gala dinner, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm hay du lịch khen thưởng (incentives).
Môi trường tự nhiên mang đến bầu không khí thoáng đãng, giúp người tham dự cảm thấy thư giãn và dễ tương tác hơn so với không gian hội trường truyền thống. Đồng thời, sự linh hoạt của không gian ngoài trời cho phép doanh nghiệp sáng tạo sân khấu, khu trưng bày và các hoạt động trải nghiệm theo quy mô lớn và đa dạng.
Sức hút của sự kiện doanh nghiệp ngoài trời
Một trong những ưu điểm lớn nhất của sự kiện ngoài trời là khả năng hòa hợp với thiên nhiên. Những bãi biển trải dài, đồi núi hùng vĩ, rừng dương lộng gió hay các khu sinh thái xanh mát tạo nên phông nền ấn tượng mà không cần quá nhiều dàn dựng. Ánh sáng tự nhiên giúp hình ảnh sân khấu và người tham dự trở nên sống động, đồng thời tạo cảm giác dễ chịu và thoải mái.
Cảm xúc của khách tham dự cũng được thúc đẩy mạnh mẽ trong những không gian như gala dinner bên bờ biển lúc hoàng hôn hay hội nghị giữa khu vườn xanh mát. Những yếu tố như tiếng sóng, gió biển hay bóng cây góp phần tạo nên những trải nghiệm chân thật và khó quên.
Không gian mở giúp việc thiết kế chương trình trở nên linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể dàn dựng sân khấu quy mô lớn, lắp đặt màn hình LED ngoài trời, sử dụng hiệu ứng ánh sáng hoặc thiết kế khu trưng bày sáng tạo theo chủ đề. Điều này giúp sự kiện mang tính cá nhân hóa cao và truyền tải thông điệp thương hiệu rõ ràng hơn.
Bên cạnh đó, sự kiện ngoài trời còn tạo cơ hội gắn kết với cộng đồng địa phương. Việc hợp tác với nghệ sĩ bản địa, sử dụng dịch vụ địa phương hoặc tổ chức hoạt động môi trường – thiện nguyện ngay tại điểm tổ chức giúp doanh nghiệp lan tỏa giá trị tích cực. Điều này không chỉ nâng cao hình ảnh thương hiệu có trách nhiệm xã hội mà còn tạo dấu ấn văn hóa sâu sắc cho người tham dự.
Ngoài ra, sự kiện tổ chức giữa thiên nhiên luôn tạo lợi thế lớn cho truyền thông. Hình ảnh và video được ghi lại trong bối cảnh tự nhiên thường giàu cảm xúc, dễ lan tỏa trên mạng xã hội, giúp tăng mức độ nhận diện thương hiệu và thu hút sự quan tâm từ cộng đồng trực tuyến.
Thách thức của sự kiện doanh nghiệp ngoài trời
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm, sự kiện ngoài trời cũng tiềm ẩn những thách thức đáng kể. Thời tiết là rủi ro lớn nhất. Khí hậu nhiệt đới gió mùa của Việt Nam dễ xuất hiện mưa bất chợt, gió mạnh hoặc nắng gắt, gây ảnh hưởng đến tiến độ dàn dựng và hoạt động của thiết bị.
Chi phí tổ chức ngoài trời thường cao hơn so với trong nhà. Sân khấu đặc thù, hệ thống âm thanh – ánh sáng công suất lớn, màn hình LED chống nước, mái che, máy phát điện và nhân sự kỹ thuật đều là những hạng mục cần đầu tư bổ sung. Địa hình tự nhiên cũng khiến thời gian lắp đặt kéo dài, làm tăng chi phí vận hành.
Ngoài ra, sự kiện ngoài trời buộc phải có phương án dự phòng rõ ràng. Doanh nghiệp cần sẵn sàng chuyển địa điểm vào khu vực trong nhà, điều chỉnh timeline hoặc thay đổi nội dung khi thời tiết không thuận lợi. Việc đảm bảo an toàn cũng rất quan trọng, bao gồm kiểm tra hệ thống điện, kết cấu sân khấu, lối thoát hiểm và công tác an ninh.
Thách thức kỹ thuật là yếu tố không thể bỏ qua. Âm thanh dễ bị loãng, ánh sáng bị ảnh hưởng bởi điều kiện tự nhiên, thiết bị dễ hư hỏng nếu gặp gió mạnh hoặc độ ẩm cao. Điều này đòi hỏi đội ngũ vận hành giàu kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện ngoài trời.
Giải pháp tổ chức thành công sự kiện doanh nghiệp ngoài trời – Vai trò của Exotic Vietnam
Để đảm bảo sự kiện ngoài trời diễn ra trọn vẹn, doanh nghiệp cần một đối tác có kinh nghiệm và trang thiết bị chuyên nghiệp. Exotic Vietnam là đơn vị đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện MICE ngoài trời quy mô lớn trên khắp Việt Nam, mang đến quy trình tổ chức bài bản và an toàn.
Exotic Vietnam luôn bắt đầu bằng việc khảo sát thực địa để đánh giá địa hình, hướng nắng – gió, diện tích lắp đặt thiết bị và trải nghiệm khách tham dự. Từ đó, đơn vị đề xuất phương án thiết kế phù hợp với chủ đề, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.
Thời tiết được Exotic Vietnam theo dõi sát sao trong suốt quá trình chuẩn bị. Nhờ am hiểu đặc điểm khí hậu từng vùng, đội ngũ có thể tư vấn thời điểm tổ chức thích hợp và chuẩn bị phương án linh hoạt để ứng phó với các biến động bất ngờ.
Về thiết bị, Exotic Vietnam đầu tư hệ thống âm thanh – ánh sáng chuyên dụng cho môi trường ngoài trời, màn hình LED chống nước, giàn dựng đạt chuẩn an toàn và máy phát điện dự phòng. Điều này giúp sự kiện vận hành ổn định và đạt chất lượng trình diễn cao nhất.
Mỗi chương trình đều được xây dựng với kịch bản linh hoạt, có phương án dự phòng rõ ràng. Khi cần thay đổi, đội ngũ vận hành có khả năng chuyển đổi nhanh chóng, đảm bảo trải nghiệm của khách không bị gián đoạn.
Exotic Vietnam cũng đặc biệt chú trọng đến an toàn sự kiện, từ kiểm tra kết cấu sân khấu, giám sát hệ thống điện đến bố trí an ninh – y tế trực sự kiện. Đồng thời, các tiện ích như khu vực nghỉ ngơi, trạm nước, lối đi thuận tiện được bố trí hợp lý để mang đến sự thoải mái tối đa cho người tham dự.
Nhờ kinh nghiệm thực tế, trang thiết bị hiện đại và quy trình tổ chức chuyên nghiệp, Exotic Vietnam trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện ngoài trời, giúp thương hiệu tạo dấu ấn mạnh mẽ và mang đến trải nghiệm trọn vẹn cho khách tham dự.
