Year-end Party là sự kiện được tổ chức thường niên, mở ra cơ hội cho doanh nghiệp gắn kết với đối tác và gia tăng tinh thần đoàn kết cho toàn bộ nhân sự trong công ty. Year-end Party không chỉ tổ chức để giải trí mà còn là dịp để tri ân đến những cá nhân và tập thể làm việc xuất sắc trong doanh nghiệp.
Thông thường, càng gần đến những tháng cuối năm, sự kiện này sẽ càng được các nhân viên trong công ty mong chờ. Bất cứ một sự kiện nào cũng vậy, khâu chuẩn bị chiếm tới đa phần quyết định xem sự kiện đó có thành công hay thất bại. Một bữa tiệc Year-end Party sẽ trở nên hoàn hảo nếu có sự chuẩn bị chu đáo, kĩ lưỡng. Khoảng 2 đến 3 tháng trước sự kiện diễn ra là thời điểm thích hợp nhất để bạn bắt tay vào việc lập kế hoạch chi tiết cho bữa tiệc trọng đại này.
Vậy làm sao để tổ chức một buổi tiệc Year-end Party ấn tượng, mang lại nhiều ý nghĩa và truyền tải được văn hóa doanh nghiệp. Hãy để Exotic Việt Nam chia sẻ các kinh nghiệm quý báu và cùng điểm qua các bước chuẩn bị:
Bước 1: Mục tiêu và ngân sách
- Mục tiêu: Mục tiêu của bữa tiệc Year-end Party bao gồm ăn uống, chúc mừng thành tựu, tri ân nhân viên, xây dựng đội ngũ, thúc đẩy tinh thần làm việc, gắn kết văn hóa doanh nghiệp, xây dựng các mối quan hệ đối tác, lưu giữ kỷ niệm, hoạch định kế hoạch cho năm mới,… Sự nhấn mạnh từng mục tiêu khác nhau hàng năm căn cứ vào kế hoạch của doanh nghiệp. Điều này quyết định đến chủ đề sự kiện được luôn thay đổi của doanh nghiệp. Exotic Việt Nam có rất nhiều concept thú vị, mới lạ theo nhiều chủ đề khác nhau cùng đội ngũ thi công, decor chuyên nghiệp, sẵn sàng tư vấn cho quý khách hàng bất cứ lúc nào.
- Ngân sách: Xây dựng ngân sách dự kiến cho các khoản chi như địa điểm, đồ ăn & thức uống, giải trí, quà tặng, và các chi phí khác. Để tổ chức một bữa tiệc Year-end Party thành công mà không vượt quá ngân sách, bạn cần lưu ý: địa điểm tổ chức phù hợp vị trí và thời điểm, tối ưu hóa đồ ăn & thức uống, chọn chủ đề trang trí đơn giãn, các tiết mục biểu diễn “cây nhà lá vườn”, sử dụng tối đa đội ngũ tổ chức từ nội bộ công ty…. Exotic Vietnam tư vấn bạn lập ngân sách tốt nhất.
Bước 2: Thời gian và danh sách tham dự
- Thời gian: Buổi tiệc diễn ra vào ngày cuối tuần tạo được sự thoải mái cho người tham gia, nhưng chi phí dịch vụ cao hơn. Còn sự kiện rơi vào ngày trong tuần, công ty mất thời gian làm việc, ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất, nhưng chi phí dịch vụ có thể thấp hơn.
- Danh sách khách mời: Xác định danh sách khách mời bao gồm toàn thể nhân viên, đối tác, và khách mời đặc biệt nếu có. Thiết kế thư mời theo chủ đề và gởi thư mời đến tất cả khách mời trước 2 tuần. Có thể gởi qua email hoặc gởi bản in nếu cần. Theo dõi và xác nhận sự tham dự của khách mời để bạn có sự chuẩn bị phù hợp.
Bước 3: Địa điểm và thực đơn
- Địa điểm: Lựa chọn không gian rộng rãi, phù hợp với chủ đề bữa tiệc, số lượng khách và giúp khách dễ dàng tiếp cận. Có thể lựa chọn không gian ngoài trời (công viên, bãi biển, sân thượng,… ) hoặc trong khách sạn (trong hội trường, cạnh bể bơi,…). Cần chú ý đến dịch vụ ăn uống an toàn và phong phú, bãi đỗ xe và nhà vệ sinh thuận tiện, đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp và niềm nở,…
- Thực đơn: Điều này là một phần quan trọng để tạo ra trải nghiệm ẩm thực đa dạng và thú vị cho tất cả khách mời. Khi chọn thực đơn cho tiệc Year-end Party, bạn nên cân nhắc đến sự đa dạng, sự phù hợp với đối tượng khách mời và ngân sách. Cần xác định hình thức chiêu đãi (tiệc đứng, buffet, set menu) với các món ăn chính, phụ, tráng miệng và thức uống phù hợp. Không quên các chế độ ăn đặc biệt như ăn chay, không gluten, hoặc dị ứng thực phẩm và bảo đảm an toàn thực phẩm.
Bước 4: Hoạt động chính trong tiệc
- Key moment: Đó là những khoảnh khắc quan trọng trong bữa tiệc Year-end Party nhằm tạo ra các yếu tố bất ngờ và có ý nghĩa. Khoảnh khắc này không chỉ làm tăng sự hứng thú mà còn giúp củng cố các mục tiêu của bữa tiệc. Exotic Vietnam có nhiều ý tưởng độc đáo để tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ này.
- Ăn uống: Bắt đầu bữa ăn với một số món khai vị đặc biệt hay món ăn chính nổi bật. Đây là khoảnh khắc quan trọng để mọi người thưởng thức món ăn và trò chuyện. Kết thúc các món ăn chính với món tráng miệng đặc biệt hay một loại đồ uống đặc biệt. Các hoạt động trên sân khấu lúc này nên dừng lại, ngoại trừ nhóm hòa tấu với âm nhạc nhẹ nhàng, giúp thực khách thưởng thức ăn một cách trọn vẹn.
- Biểu diễn: Chương trình được tô điểm bởi các tiết mục văn nghệ, tạo không khí hân hoan và sôi động. Bạn có thể thuê các tiết mục biểu diễn hoành tráng, sôi động của những nghệ sĩ chuyên nghiệp. Hay đây cũng là dịp mọi người trong công ty thể hiện tài năng qua các tiết mục hát, múa, diễn kịch,… Tất cả các phòng ban sẽ đóng góp để mang đến một buổi tiệc đầy màu sắc và thú vị.
- Trò chơi vui: Để tránh sự nhàm chán, bữa tiệc Year-end Party cần tạo ra được những trải nghiệm hứng khởi. Để đạt được điều này, việc tổ chức các hoạt động và trò chơi vui là không thể thiếu. Việc này không chỉ kích thích sự tương tác mà còn làm tăng cường tình đoàn kết trong nhóm và mang lại tiếng cười cho khách mời tham dự.
- Rút thăm may mắn: Lucky draw mang lại sự hồi hộp và phấn khích cho khách mời. Sự mong chờ và cơ hội trúng giải tạo ra không khí vui tươi và sôi nổi cho bữa tiệc Year-end Party. Với những phần quà hấp dẫn, Lucky draw còn khuyến khích mọi người tham gia tích cực hơn vào các hoạt động của bữa tiệc đến giờ phút bế mạc.
- Ghi lại ký ức: Tạo cơ hội cho khách mời chụp ảnh hoặc quay video tại các điểm quan trọng để lưu lại những kỷ niệm lâu dài, như các khu vực trang trí của photo corner, quầy đồ uống, hay khi nhận giải thưởng.
Bước 5: Quà tặng tri ân
- Để thể hiện lòng biết ơn và tạo mối quan hệ tốt đẹp với người tham dự bạn cần đặc biệt coi trọng đến mục quà tặng. Hãy đảm bảo mỗi món quà được chuẩn bị chu đáo và tỉ mỉ. Xác định rõ ràng đối tượng bạn muốn tri ân để tạo ra những quà tặng phù hợp. Cân nhắc chất lượng và giá trị của quà tặng dựa vào ngân sách cho quà tặng đã được hoạch định. Bạn có thể chọn những mang màu sắc của ngày Tết như các set quà Tết cho doanh nghiệp, các thiết bị điện tử, đồ gia dụng, tiền mặt,… Hãy lựa chọn thời điểm phù hợp để trao quà tặng, có thể ngay trong bữa tiệc Year-end Party hay sau đó một thời gian ngắn để tạo sự bất ngờ và dấu ấn đáng nhớ.
Bước 6: Xây dựng kịch bản chương trình
Xây dựng kịch bản Year-end party là hướng dẫn cụ thể để đảm bảo buổi tiệc diễn ra một cách suôn sẻ và theo kế hoạch. Kịch bản sẽ tuân theo cấu trúc của chương trình đã được sắp xếp từ trước để phân bổ mỗi phần mục theo thứ tự hợp lý. Nội dung cơ bản của kịch bản bao gồm:
- Giới thiệu và mở đầu: Chào mừng tất cả khách mời đến tham dự chương trình tổng kết cuối năm. Tạo một bầu không khí ấm cúng bằng cách nói lời chào và cảm ơn đến tất cả mọi người đã tham gia cùng chúng ta trong suốt năm qua.
- Bài phát biểu: Chủ đề chương trình tổng kết cuối năm có thể là một cơ hội để lãnh đạo hoặc giám đốc công ty/ tổ chức phát biểu về những kế hoạch và mục tiêu cho năm tiếp theo. Đồng thời bạn lãnh đạo nên dành lời cảm ơn và động viên cho toàn bộ nhân viên.
- Tổng kết năm: Trình bày những thành tựu, cống hiến và thành công của công ty trong suốt năm qua. Nhấn mạnh vào những mục tiêu đã đạt được, dự án hoàn thành, và sự phát triển của tập thể và cá nhân.
- Tri ân và tôn vinh: Tri ân và tôn vinh những cá nhân và nhóm đã đóng góp đáng kể vào sự thành công của tổ chức. Có thể là trao giải thưởng, giấy khen, hoặc những lời khen ngợi đặc biệt.
- Tiết mục giải trí: Tạo điểm nhấn trong chương trình bằng cách đem đến các tiết mục giải trí thú vị. Điều này có thể là màn biểu diễn âm nhạc, múa, hài kịch, hoặc các tiết mục đặc biệt khác.
- Trò chơi vui, rút thăm may mắn hoặc hoạt động tương tác
Bước 7: Đánh giá rút kinh nghiệm và gởi lời cảm ơn
- Phản hồi: Sau bữa tiệc, thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên và khách mời để đánh giá sự thành công và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.
- Gởi lời cảm ơn: Gởi thư cảm ơn đến tất cả các nhân viên và khách mời để thể hiện sự trân trọng và lòng biết ơn.
Bằng cách thực hiện các bước trên một cách cẩn thận và chu đáo, bạn có thể tổ chức một bữa tiệc Year-end Party thành công và để lại ấn tượng tuyệt vời với toàn thể nhân viên công ty và khách mời. Nếu bạn cần một tổ chức chuyên nghiệp tư vấn và giúp đỡ bạn nhiều ý tưởng độc đáo, mới lạ, hãy gọi ngay cho Exotic Vietnam. Chúng tôi là công ty có hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức Tiệc Cuối Năm và là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam.
