Year-end Party hay Tiệc Tất niên, Tiệc Cuối năm… được biết đến là sự kiện diễn ra hằng năm do các doanh nghiệp tổ chức để tổng kết một năm làm việc của tập thể nhân viên. Đây là dịp vinh danh những cá nhân, đội nhóm có thành tích xuất sắc, ghi nhận mọi nỗ lực và sự cống hiến của họ trong năm vừa qua và cùng nhau chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, mục tiêu phấn đấu cho những năm tiếp theo.
Có rất nhiều vấn đề cần cân nhắc trong việc tổ chức sự kiện quan trọng này, trong đó việc lựa chọn địa điểm là mối quan tâm hàng đầu. Sự lựa chọn này phải phù hợp với nhu cầu và lợi ích của nhân viên, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, phù hợp với phương tiện đi lại,… Việc lựa chọn đúng địa điểm còn ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch tổ chức và quyết định đến sự thành công của sự kiện. Tìm địa điểm hoàn hảo để tổ chức sự kiện đặc biệt này có thể giống như một nhiệm vụ bất khả thi. Với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức với quy mô từ vài chục đến hàng ngàn người tham dự, Exotic Việt Nam gợi ý cho bạn những tiêu chí để tìm địa điểm tổ chức Year-end Party đáng nhớ cho doanh nghiệp của mình.
Phù hợp ý tưởng & chủ đề
Ngoài cơ sở hạ tầng của sự kiện, hãy ưu tiên các địa điểm có bầu không khí, tính thẩm mỹ và thiết kế phù hợp với ý tưởng, chủ đề và cảm xúc mong muốn của bạn. Thật tuyệt diệu nếu bạn chọn được những không gian có chi tiết thiết kế độc đáo và đặc điểm kiến trúc phù hợp với tầm nhìn của sự kiện. Bạn có thể phải xem xét các sơ đồ mặt bằng rộng, mở có thể được biến đổi một cách sáng tạo bằng trang trí và chiếu sáng có mục đích.
Dự trù ngân sách
Chi phí là điều quan trọng đối với việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp ưu tiên giữ chỗ từ sớm khi đã lên kế hoạch và đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm, đảm bảo ngân sách thực hiện các mục tiêu của sự kiện và tránh tình trạng chi phí tăng cao vào mùa cao điểm. Ngoài chi phí thuê địa điểm, dưới đây là một số những yếu tố chính trong việc lập dự toán ngân sách bữa Tiệc Cuối năm: dàn dựng sân khấu, âm thanh & ánh sáng, in ấn, chi phí nước uống, chi phí nhân sự, chi phí cho các tình huống phát sinh.
So sánh, đối chiếu ngân sách của nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ để chọn ra địa điểm phù hợp nhất. Các hạng mục nên được báo giá theo gói để giá tốt hơn giá bán lẻ. Kiểm soát và theo dõi chặt chẽ mọi chi phí, dù lớn hay nhỏ như thế nào, ghi chép và so sánh với dự trù ban đầu để cân đối ngân sách không vượt quá khung ngân sách dự kiến.
Đánh giá thức ăn và đồ uống
Nhiều địa điểm có đầy đủ dịch vụ ăn uống với thực đơn tùy chỉnh và phong cách phục vụ linh hoạt như buffet, a la carte, BBQ,… Cần làm rõ liệu bạn có được phép mang các món ăn bên ngoài vào bữa tiệc như đặc sản địa phương hay món ăn kiêng hay không. Điều quan trọng nữa là phải làm rõ những gì được phép liên quan đến rượu, bia hoặc đồ uống đặc biệt được pha chế tại quầy bar. Nếu được phép mang đồ uống vào, thì phí phục vụ được tính toán ra sao?
Vị trí và không gian tổ chức
Khi đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm, doanh nghiệp ưu tiên các vị trí thuận tiện cho việc di chuyển, tránh lựa chọn các tuyến đường kẹt xe hoặc hẻo lánh, xa trung tâm làm hạn chế khả năng tiếp cận, nhất là đối với các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội.
Quy mô và sức chứa cũng gây ảnh hưởng đến sự thoải mái và trải nghiệm của người tham dự. Cần nắm rõ số lượng khách và có phương án dự trù trong việc lựa chọn sảnh tiệc, tránh chọn sảnh có cột làm hạn chế tầm nhìn hoặc trần thấp tạo cảm giác không gian chật chội. Bạn cũng nên chú ý đến thời gian nghỉ của các hoạt động vui chơi giải trí để sắp xếp chương trình phù hợp.
Cần gởi trước định vị trên Google Map giúp mọi người dễ dàng tìm đến. Khi nhiều khách tham dự tiệc di chuyển bằng phương tiện cá nhân, cần lên kế hoạch tìm kiếm vị trí gần với khu vực bãi xe lớn có thể chứa được nhiều loại phương tiện: xe máy, ô tô.
Thời gian và vấn đề thời tiết
Việc lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện bao gồm ngày trong tuần và cuối tuần có thể ảnh hưởng đến tính sẵn sàng và mức độ tương tác của người tham dự.
Cần thiết xem xét tình hình thời tiết tại khu vực sinh sống vì có thể gây ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình. Vào dịp cuối năm tại TPHCM, thời tiết trở nên dễ chịu, mát mẻ và hầu như không có mưa, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn không gian tổ chức ngoài trời nhưng cần có phương án dự phòng sảnh trong nhà. Ở Hà Nội lúc đó đang là mùa đông, thời tiết lạnh và thỉnh thoảng có mưa phùn. Một không gian trong nhà lãng mạn, ấm cúng là sự lựa chọn của ban tổ chức và tất cả khách đến dự.
Trước khi tiến hành chốt dịch vụ và đặt cọc sảnh tiệc, doanh nghiệp cần đến địa điểm khảo sát trực tiếp về dịch vụ cũng như đảm bảo cơ sở vật chất mới mẻ, tiện nghi và an toàn đến khách hàng tham dự. Đề xuất thời gian tổng duyệt đối với nhà cung cấp để kiểm tra trang thiết bị tại sảnh tiệc, đặc biệt là hệ thống âm thanh ánh sáng cần đảm bảo chất lượng và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp để kịp thời có phương án bổ sung hay thay thế phù hợp.
Mong rằng bài viết cung cấp những thông tin cần thiết giúp bạn lên kế hoạch cho buổi tiệc Year End Party trong năm 2024 thật ấn tượng và ý nghĩa. Exotic Vietnam sẵn sàng tư vấn và chung tay cùng doanh nghiệp tổ chức sự kiện quan trọng này.
